DÖKÜMAN ARŞİV SİSTEMİ

Döküman Arşiv Sistemi Nedir?
Döküman Arşiv Sistemi bir kurumun çalışanlarına ve/veya müşterilerine aradıkları dökümanları kolay ve hızlı bir şekilde bulabilmesini, yetkileri çerçevesinde erişebilmesini ve paylaşabilmesini sağlayan bir teknolojidir.

Döküman Arşiv Sistemi sayesinde geçmiş dönemlere ait olan ve kullanmadığımız çok miktardaki dokümanlar artık bilgisayarımızın başından kalkmadan anında ulaşabileceğimiz bir mesafededir.

Neden Döküman Arşiv Sistemine ihtiyacınız var?

Arşiv giderlerinden tasarruf ve rekabet avantajı!
Geleneksel Arşivler fiziksel olarak çok yer kaplamakta ve çalışma alanı kaybına sebep olmaktadırlar, ayrıca arşivlenecek olan evraklar için gereken fotokopi, dosya gibi kırtasiye giderleri yıllık olarak ölçüldüğünde çok yüksektir. Dijital Arşivlemeye geçen kurumlar sistemi kurdukları ilk günden itibaren bu giderlerden tasarruf etmeye ve dolayısı ile kısa vadede Dijital Arşiv sistemini amorti ederek orta vadede rakiplerine oranla büyük bir maliyet avantajı sağlamaya başlarlar.

Dökümanlara Zaman ve Mekan’dan bağımsız kolay ulaşım!
Geleneksel arşivlerin aksine Döküman Arşiv sistemleri sayesinde dijital ortamda saklanan belgelere ulaşmak için arşiv mekanına gidilmesi, dökümanın arşivdeki fiziksel yerinin tespit edilmesi gibi kullanıcıları zaman kaybına uğratan süreçler artık yok denebilecek kadar kısalmıştır.

Örnek olarak İhtiyacımız olan bir faturaya şirket isminden, fatura tarihinden veya faturadaki ürün adından dahi arama yaparak ekranda görüntülemek, yazıcıdan çıktı almak veya mail atmak mümkündür.

Katma Değer yaratır!
Sistem Internet yolu ile fiziksel olarak kurumun sahadaki kullanıcılara veya müşterilerin kullanımına açılabilmektedir. Müşterilerin kurumun arşivindeki kendileri ile ilgili dökümanlara kendilerinin anlık olarak ulaşabiliyor olması hem müşteri memnuniyetini artırmakta, hem de kurumun, müşteriden gelecek döküman taleplerine ayrıcağı zamanı daha verimli işlerde kullanmasını sağlayarak katma değer yaratmaktadır.

Sağlam ve Güvenli!
Geleneksel Arşivlerin aksine dijital ortamda saklanan dökümanlarda zamanla yıpranma sorunu yoktur, sistemin yedeklenmesi CD/DVD gibi maliyeti düşük medyalarda yüzyıllarca güvenli olarak saklanabilmektedir.

Sistem erişilebilirliği ve güvenliği sistem yöneticisinin her kullanıcıya özel olarak yapacağı kullanım kısıtlamalarıyla yapılmaktadır. Her kullanacının / müşterinin girebileceği alanlar ve görüntüleyebileceği bilgiler firma bazında sınırlandırılabilmektedir. Arşivde yapılan silme / düzeltme gibi işlemler kayıt altında tutulmakta istenildiği zaman geri alınabilmektedir.

Ulukom ve Otonom tarafından geliştirilen Döküman Arşiv Sisteminin Sağladığı Kullanım Kolaylıkları için Tıklayın